Начинающим предпринимателям хорошо известно, что для успешного ведения бизнеса необходимо найти подходящий офис. Как же правильно выбрать подходящее помещение? На первый взгляд, ответ очевиден: у идеального офисного помещения должно быть идеально все: большая площадь, высокие потолки, красивый вид из огромных окон, экологически чистый район близко к центру города, доступная стоимость. Чтобы было проще определиться с выбором, следует ответить на несколько важных вопросов.
1. Действительно ли для организации работы необходим офис?
Ежедневно большое количество работников творческих и интеллектуальных профессий просиживают в офисах по 8 часов в день, занимаясь написанием статей, переводом текстов, что-нибудь сочиняют, сдают бухгалтерские отчеты, пишут и корректируют всевозможные программы. То есть проделывают всё то, что с таким же успехом могли бы выполнить дома при наличии компьютера и выхода в Интернет. Учитывая то, сколько времени и денег такие работники тратят на дорогу до работы и обратно, расходы на аренду или покупку помещения, можно сделать вывод, что работа в таком офисе не удобна ни работникам, ни работодателю. Если же предполагается постоянное общение с партнерами, клиентами и заказчиками, если для компании обязателен официальный юридический адрес, то без офиса не обойтись.
2. Какого размера должно быть помещение?
Необходимо оценить размеры желаемого офиса. Это будет зависеть от специфики деятельности, которую планируется осуществлять в помещении, от количества сотрудников и необходимого оборудования. Следует ознакомиться со стандартами, предусмотренными для помещений, и соблюсти нормы охраны труда. На каждого сотрудника должно приходиться не меньше 4 м2 рабочей площади. Необходимо подумать о зонировании рабочих мест. Если работа подразумевает деловое общение между сотрудниками, то небольшие перегородки, разделяющие рабочие зоны, — удобный вариант, так как не будут препятствовать коллективным связям и предоставят личное пространство. Если общение между отделами нежелательно, то нужно ориентироваться на помещения с отдельными кабинетами. Для 2-3 сотрудников будет достаточно арендовать одну комнату, а для единственного работника — рабочее место.
3. В каком из районов города лучше выбирать помещение?
Не все офисы требуют нахождения в центре города, где цена за м2 в разы дороже, чем на периферии. Если ваш бизнес предполагает большую проходимость посетителей, заказчиков, например, салон красоты или магазин, то первый этаж в центре города вполне уместен и даже желателен. А для складского помещения или офиса оптовых продаж подойдет помещение в промышленной зоне или в спальном районе города. То же касается выбора этажности будущего офиса. Компании по осуществлению курьерской доставки почтовых отправлений или розничного магазина лучше расположиться в цоколе или на 1-м этаже, а офис юридической или бухгалтерской компании можно снять и на 5-м.
4. Аренда или покупка
Преимущества и недостатки есть в обоих вариантах. Покупка помещения требует серьезных денежных вложений. Кроме того, всегда есть риск, что данное помещение окажется неудачным для конкретного бизнеса. Нужно обязательно определить ликвидность помещения и убедиться, что при необходимости его можно будет быстро и выгодно продать. Отказаться от аренды неподходящего помещения намного проще. Аренда не предполагает одновременного крупного вложения активов. Но следует все хорошо проверить. Выяснить финансовую состоятельность арендодателя, задать вопросы, касающиеся телефонной связи, доступа к Интернету, уборки и охраны офиса. Детально изучить договор аренды на предмет прав и обязанностей обеих сторон, штрафные санкции за несоблюдение сроков оплаты, узнать, какие дополнительные услуги входят в стоимость. Хороший вариант — снять подходящий офис, а по истечению некоторого времени выкупить это помещение.
5. Определиться с помощником
Можно заняться поиском нужного помещения самостоятельно или подключить знакомых и подчиненных, но безопаснее будет воспользоваться услугами профессиональных агентств недвижимости. После заключения договора сотрудник агентства не только предложит различные варианты, совпадающие с потребностями и возможностями заказчика, будет сопровождать на показах, но и расскажет все особенности помещения и поможет с правильным оформлением документов. Минусом такого варианта поиска офиса можно считать оплату услуг риэлтора. Следует проверить, чтобы в договоре было указано, что оплата услуг будет произведена только после того, как будет заключен договор между арендатором и собственником помещения.
Вдумчиво и внимательно проанализировав все эти вопросы, несомненно, удастся быстро подобрать подходящее офисное помещение, которое станет не только рабочим местом для сотрудников, но и «лицом» фирмы или компании.
