«Почта России» начала оцифровывать бумажные письма своих корпоративных клиентов и отправлять их им на почту или прямо в систему электронного документооборота. Оцифровкой писем занимаются сотрудники ведомства. Они вскрывают бумажную корреспонденцию и сканируют содержимое конвертов при помощи специализированного ПО ABBYY. Сервис позволяет сократить расходы на работу с письмами приблизительно на треть.
Из бумаги в цифру
«Почта России» запустила новый сервис по оцифровке любой бумажной корреспонденции. Как сообщили CNews представители ведомства, все письма будут переданы адресатам в электронном виде, например, в виде скан-копий или в виде полноценной электронной копии с возможностью редактирования.
Такие копии «Почта России» будет либо отправлять своим клиентам по электронной почте, либо загружать их непосредственно в систему электронного документооборота компании. Для реализации этого метода необходимо, чтобы эти система была интегрирована с ИТ-сервисами «Почты России».
Новый сервис доступен исключительно корпоративным клиентам ведомства, включая как частные компании, так и предприятия из госсектора. Представители «Почты России» сообщили CNews, что в число первых клиентов пожелавших опробовать нововведение, входят несколько госорганизаций, а также компании из медицинской и строительной сфер.
Польза от нового сервиса
Нововведение «Почты России», по утверждению ее представителей, нацелено в первую очередь на компании, регулярно имеющие дело с большими объемами бумажных писем. В первую очередь это банки, сетевые поставщики продуктов и т. д.
Оцифровка таких писем позволяет компаниям экономить деньги на курьерской доставке. Бумажная корреспонденция будет оцифрована в отделениях «Почты России» и отправлена в электронном виде.
Новый сервис также позволяет компаниям не тратить время в ожидании курьера, который может, к примеру, попасть в пробку. По заверениям сотрудников «Почты России», доставка писем в электронном виде занимает не более минуты.
С финансовой точки зрения переход на электронную корреспонденцию снижает расходы компании на обработку бумажных писем приблизительно на треть, согласно расчетам «Почты России». «По нашим подсчетам, компании в среднем тратят около 35 тыс. руб. на обработку каждой тысячи бумажных писем от государственных органов, партнеров или клиентов. Сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 тыс. руб. . Обработка одного документа обойдется заказчику в среднем в 20 руб.», – сообщил CNews директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный.
«Кроме прямого экономического эффекта, сокращается время доставки корреспонденции, больничные и отпуска сотрудников документооборота не влияют на обработку потока писем, поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа. Поступление нежелательной корреспонденции отсекается силами Почты и не отнимает время сотрудников организации», – добавил Кирилл Буртный.
Техническая реализация и тарифы
Оцифровка всех бумажных писем в рамках нового сервиса «Почты России» осуществляется при помощи платформы ABBYY FlexiCapture, используемой для потоковой обработки информации из различных документов. Например, она может в автоматическом режиме распознавать текст письма и всех приложенных к нему документов.
Клиенту отправляется электронная копия документа в формате PDF. По информации «Ведомостей», расценки на услугу варьируются от 4,8 руб., которые «Почта России» попросит за оцифровку одной страницы документа, и до 60 руб. В эту сумму компания оценивает внесение документа в систему документооборота клиента.
Письма будут вскрывать
Все письма, которые необходимо оцифровать и передать адресату в электронном виде, будут вскрыты сотрудниками «Почты России». Во избежание каких-либо претензий со стороны клиентов, а также для защиты коммерческой и конфиденциальной информации, прежде, чем приступить к «цифровизации» писем, «Почта России» подписывает со всеми клиентами соглашение о неразглашении данных.
ИТ в банках
Судьба оригиналов документов, прошедших через процедуру оцифровки, остается неизвестной. Также нет данных, как «Почта России» планирует пресекать распространение данных из корреспонденции своими сотрудниками, осуществляющими вскрытие писем и их перевод в электронный вид.
«Почта России» оцифровала «Самолет»
В числе первых клиентов «Почты России», пожелавших оцифровать свой документооборот, стала девелоперская группа «Самолет», сообщили CNews представители «Почты России». В рамках пилотного проекта в период с февраля по июнь 2021 г. было оцифровано свыше 5000 документов «Самолета».
Это приблизительно 50 тыс. страниц или около половины всего потока документов группы. После запуска сервиса «Самолет» заключила контракт с «Почтой России» на дальнейшую оцифровку. Перевод всего документооборота девелоперской группы стороны планируют завершить до конца 2021 г.
«Проект оцифровки корреспонденции и переход на электронные заказные письма помогут группе «Самолет» сэкономить на процессах документооборота до 20% расходов по направлению. Кроме того, благодаря переводу входящей корреспонденции в электронный вид, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почтовых отправлений», – сообщил CNews руководитель управления внутреннего аудита группы «Самолет» Дмитрий Волков.
Планы на ближайшее будущее
«Почта России» планирует развивать свой новый сервис. Например, до конца 2021 г. в нем появится автоматическая классификация корреспонденции по типам документов и темам писем. Также в планах увеличение количества полей, извлекаемых из документов в автоматическом режиме. «Это сократит затраты заказчиков на ввод данных, а также обеспечит возможность адресной маршрутизации получаемой корреспонденции ответственным менеджерам внутри компаний», – утверждают представители ведомства.
По данным «Ведомостей», в течение первого года работы своего нового сервиса «Почта России» намерена перевести в электронный вид 6 млн страниц документов своих клиентов.
