Московская коллегия адвокатов им. генерал-майора юстиции А.С.Кудряшова настроила и внедрила систему электронного архива ЭТЛАС.
Решение построить электронный архив документов было обусловлено постоянно растущим количеством клиентов, а соответственно договоров и дел.
Во время изучения демонстрационной версии системы ИТ-специалисты коллегии смогли ознакомиться с основными принципами работы системы, а также получили первые навыки по ее настройке. Убедившись в том, что система решает поставленные задачи начался этап полноценной настройки системы. Основными требованиями к системе были:
Простота и удобство использования.
Надежность системы. Обязательное наличие механизмов ежедневного автоматического создания копий системы.
Поиск как по атрибутам, так и по содержимому документов.
Поддержка добавления документов со сканера и электронной почты.
Безопасность. Защита от различного вида хакерских атак и утечек информации.
Поддержка разграничения прав доступа к различным частям архива и соответственно документам.
Наличие удобных механизмов быстрого переноса уже существующего архива документов коллегии.
Самостоятельная настройка и внедрение системы.
Возможность получить доступ к системе с различных устройств и из разных мест, не только из офиса.
Наличие версионности документа и возможности отследить историю операций с данным документом.
В ходе реализации проекта внедрения были выполнены следующие работы по настройке:
Выработан основной подход к структуре хранения документов.
Сформированы группы пользователей и настроены правила доступа пользователей к необходимым данным архива.
Заведены справочники системы и сформированы карточки документов для всех используемых в компании типов документов.
Настроены шаблоны документов, за счет которых в разы сократилось время создания документов.
Сформированы правила автоматического нумерования документов и правила автоматического именования.
Написаны правила автоматического размещения документов при их регистрации, в зависимости от типа документа.
Импортированы в систему все электронные документы, которые хранились на рабочих местах сотрудников и сетевом хранилище в виде набора папок.
В результате перехода на систему электронного архива документов коллегия получила надежное, защищенное хранилище документов с доступом к нему в любое время и из любого места. Структурированность и прозрачность архива получилась за счет автоматизации именования нумерации и размещения документов. За счет регулярных созданий и хранения копий системы был решен вопрос утери данных, что в свою очередь, могло привести к серьезным проблемам.
