НПО «Криста» разработало информационную систему «Процессный офис», ориентированную на оптимизацию управленческих процессов и деятельности рабочих групп.
Оптимизация процессов — один из ключевых элементов в цифровой трансформации. Как показывает практика, проводить автоматизацию без предварительной оптимизации нецелесообразно. Оптимизация — первый шаг для перехода от ручного труда к автоматизированному.
Благодаря внедрению процессного подхода обеспечиваются концентрация внимания на ключевых процессах и возможностях для улучшения; прогнозируемые и соответствующие целям результаты; оптимизация функционирования путем совершенствования процессов, эффективного использования ресурсов и устранения межведомственных барьеров.
Процессный подход является основой бережливого производства. Концепция процессного подхода в современных организациях применяется с целью создания горизонтальных связей. Так, подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.
«Процессный офис» — новое решение, разработанное НПО «Криста» для информационно-аналитического сопровождения оптимизации процессов государственного управления. Решение автоматизирует процессы на всем протяжении их жизненного цикла (от инициирования до постмониторинга) в соответствии с процессным подходом и региональными НПА. Основу архитектуры ИС «Процессный офис» составляют средства планирования проекта по внедрению изменений и мониторинг внедрения и эффективности внедренных изменений, а также специализированный портал, выступающий в качестве точки входа и витрины данных.
В инструментарий для анализа текущего процесса входит поддержка анализа потерь по методологии SWIIMTOO на основе данных пользователя, расчет трудозатрат на реализацию процесса, формирование дэшборда вариантов оптимизационных решений по каждой выявленной причине проблем процесса, планирование внедрения мер по оптимизации (дорожная карта).
К инструментам мониторинга внедрения проекта относятся ввод отчётных сведений о реализации шагов плана внедрения и мониторинг реализации плана внедрения с помощью преднастроенных отчётов: в виде визуализирующих компонентов (например, TimeLine или диаграмма Ганта с указанием текущего статуса реализации каждого шага) или в табличном представлении.Кроме того, система поддерживает хранение различных пользовательских файлов, например, со схемами описания текущего и будущего процесса, и другие инструменты.
Внедрение решения «Процессный офис» в деятельности органов государственной власти имеет ряд ключевых преимуществ. Автоматизация на этапах планирования и разработки проектов снижает трудозатраты до 90%, а удобный функционал вовлечения заинтересованных пользователей позволяет обеспечить участие в оптимизации процессов всех государственных служащих и сотрудников подведомственных учреждений.
Кроме того, размещение информации на портале повышает уровень открытости и доступности информации о деятельности процессных офисов и рабочих групп, а информационная поддержка обеспечивает высокое качество планирования и анализа процесса оптимизации.
