Специалисты ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Чукотском автономном округе» самостоятельно настроили и внедрили систему электронного документооборота «Этлас».
ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в чукотском автономном округе» является федеральным бюджетным учреждением здравоохранения Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Центр входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор.
В 2018 году руководством было принято решение об автоматизации документооборота организации. В ходе открытого конкурса на приобретение системы электронного документооборота победителем стала компания «Этлас-Софт», так как СЭД «Этлас» полностью удовлетворяла предъявленным техническим и функциональным требованиям, а компания смогла предложить наилучшую стоимость поставки. Одним из важных факторов было наличие СЭД «Этлас» в едином реестре российских программ.
Среди требований к системе было наличие полного набора инструментов для настройки и внедрения системы специалистами заказчика.
Переход на электронный документооборот был продиктован желанием сформировать прозрачную структуру хранения всех документов центра и автоматизации регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Также планировалось повысить эффективность работы сотрудников за счет установки регламентов по обработке документов и поручений руководства.
В ходе настройки и внедрения системы специалисты сформировали структуру хранилища документов центра, сделали набор справочников для карточек всех типов документов, зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям хранилища документов, разработали ряд маршрутов регистрации и согласования входящих, исходящих и внутренних документов, настроили ряд шаблонов поручений.
В результате выполнения проекта центр в разы сократил обработку и согласование всех видов документов. Руководство получило простой и наглядный инструмент контроля выполнения своих поручений, а ответственные лица получили полную картину процесса обработки документов в реальном времени.
В дальнейшем планируется расширить количество пользователей для работы в системе, чтобы каждый сотрудник центра мог получить доступ к нужной информации и требуемым документам.
